Extranet Nedir?

Extranet ismi ethernetin yaratıcısı olan Bob Metcalf tarafından konulmuştur. Halen extranet kavramı net olarak tanımlanamamıştır ama en yaygın kabul edilmiş tanım şudur: “İş ortaklarını internet üzerinden birbirine bağlayan ağdır.” Bu bağlantı özellikle iş ortaklarını kendi intranet alanlarına girmelerine izin veren şirketler tarafından kullanılır. Extranet çok sayıdaki organizasyonların iletişimini sağlayan genişletilmiş bir intranet ağıdır. Bu organizasyonların iç personelleri ,müşterileri, tedarikçi firmaları ve stratejik ortakları, bağlantısız kapalı kullanıcı grupları halinde extranet yardımıyla birbirlerine bağlanabilirler.

Extranet sayesinde bir organizasyonun Çalışanlarına, Ortaklarına, Tedarikçilerine, Bayiilerine, Müşterilerine sunabileceği bazı bilgiler:

• Güvenlik, intranetiniz üzerindeki bazı fonksiyonlara ve verilere erişimi sınırlama,
• Uzaktaki Ortak firmaları ile proje paylaşımı ve yönetimi,
• Şirket içi ve/veya uzak şirketlerine hizmet içi online eğitim,
• Audio-video seminar, video konferans-toplantı,
• Bayii firmaların satış kontrol ve yönetimi,
• Şirket içi ve/veya uzak şirketlerle dosya-belge paylaşımı, proje geliştirme
• Müşteri ilişkileri yönetimi,
• İnsan kaynakları yönetimi,
• Tedarikçi firmaların tanımlı iş akış izleme-yönetimi,
• Müşteri şikayet bildirimleri,
• Müşteri geri dönüş(feedback) formu,
• Satış yapılacaksa, sipariş giriş,
• Satış yapılacaksa, istendiği takdirde tahsilat,
• Stok bilgileri,
• Müşteriye özel haberler ve duyurular,
• vs. vs...

Extranet kullanımının şirketler için avantajları:

Beş ana başlık altında bu avantajları sıralamak istersek
extranet:

• 1. bilgi paylaşımını kolaylaştırır,
• 2. operasyonel maliyetleri düşürür,
• 3. zaman ve kaynak tasarrufu sağlar,
• 4. müşteri ilişkilerini geliştirir,
• 5. genel olarak işten işe ( business-to-business relationships) ilişkileri geliştirir.

Bunların birkaçına örnek vermek gerekirse, mesela extranet kritik bilgilerin iş ortakları, müşteriler ve tedarikçiler arasında gidip gelmesi için güvenli bir ortam oluşturur. Bu da bilgi paylaşımını kolaylaştırmasına bir örnektir.

Diğer bir örnek maliyet azalımı ile ilgili:
General Electric Company, 14 gün süren satın alım döngüsünü extranetteki tedarikçiler yardımıyla faks, telefon ve mektup kullanmadan, yarı yarıya düşürdü.

Müşteri ilişkilerini geliştirmesi ise şöyle anlatılıyor:
Alıcılar ihtiyaç duydukları o anki fiyatlar, mevcutlar ve ürün hakkında istedikleri bilgiler gibi tüm bilgilere masabaşından ulaşabilirler. (Millman, 1997) Interrective Marketing of Semiconductor’ın yöneticisi Phil Gibson’a göre müşterilerine zaman kazandırmak extranetlerinin en önemli fonksiyonudur.

Extranet kullanımı, 202 şirket arasında yapılan anketlerle incelenmiştir. Bu şirketler otomobil, bilgisayar, finans, eğlence, bilgi teknolojisi, plastik, tüketici ürünleri, güvenlik ve bunun gibi 18 farklı sektörden seçilmiştir. Extranet kavramı bu şirketlerin % 80’i için bilgi sahibi oldukları bir kavramdır ve 95 den beri extranet kullanımını biliyorlar. Bu şirketlerin üçte biri extranet kullanımına yeni girmişlerdir, % 28.3 ü ise iş ortaklarının extranet kullandıklarını söylemektedirler. %7.1 i için ise bu kavram, bilinmezliğini koruyan ve uzak durdukları bir kavramdır. Bu şirketler arası yapılan anketlerde cevaplayıcılara extranet kullanımlarının ilk 6 nedeni sorulmuştur ve...

Şu sonuçlara ulaşılmıştır:

• Alışveriş halinde bulundukları şirketlerle elektronik iletişim ( %89)
• Müşteri kontakları ( % 71)
• Satıcı kontakları ( % 59)
• Müşterilere satış yapma ( % 48)
• Ürün ve servis promosyonları ( % 45)
• Tedarikçilerden satın alma ( %41)

Yapılan anketlerden de anlaşıldığı kadarıyla içinde bulunduğumuz yüzyılda extranet kullanımı ortak veya birbirleriyle ilişki halinde bulunan şirketler için vazgeçilemeyecek bir kolaylıktır.